I ritratti su foglio sono prevalentemente a carboncino e a matita (gli album sono documenti a sé), perciò non si è ritenuto di dover specificare la tecnica per ogni singolo disegno.
Nella maggior parte dei casi si tratta di ritagli e solo talvolta è stata conservata l'intera pagina di giornale: per questo motivo non di rado è stato impossibile rintracciare la data di uscita degli articoli. Si è scelto quindi di indicare la data più alta e la data più bassa o anche solo l'unica data verificabile all'interno di ogni raccolta. Per ognuna valga quindi la locuzione "circa". Occasionalmente si trovano anche alcuni documenti manoscritti: gli argomenti trattati sono abitualmente coerenti con quelli degli articoli che accompagnano ed è lecito supporre che non si tratti di aggiunte successive, ma che siano organici al gruppo documentario di appartenenza. Gli argomenti trattati sono spesso indicati sulle buste gialle che contengono le raccolte: non si è in grado di stabilire quali e quanti rimaneggiamenti abbiano esse subito nel corso del secolo, ma a fronte di una sommaria omogeneità d'argomenti (in buona parte dei casi) si è preferito non procedere a riordini e accorpamenti arbitrarii.
I fascicoli comprendono corrispondenza dell’Istituto con il C.N.R., relativa a acquisti e acquisizioni di materiale scientifico e alle ricerche condotte dall’Istituto.
Registri di reperti e preparati destinati al museo, ma senza una chiara indicazione della loro collocazione; i registri sono disposti in successione cronologica.
