Prima del riordino, le carte si presentavano suddivise in due serie.

Materiali istruttori:

• estratti del verbale del Consiglio di Facoltà in cui si delibera l’apertura di un bando e se ne chiede l'autorizzazione al Ministero della Pubblica istruzione (Direzione Generale Istruzione Universitaria, Div. I Ufficio Assistenti); sono talvolta allegati un modulo con i dati della cessazione dell’assistente rinunciatario e la lettera con cui il docente titolare della cattedra richiede la copertura del posto;
• comunicazioni tra Università e Ministero relative all’approvazione del bando e alla sua pubblicazione: richiesta di autorizzazione all'apertura del concorso; autorizzazione del Ministero; richiesta di pubblicazione del bando sul Bollettino Ufficiale, parte II Atti di amministrazione;
• decreto rettorale con cui è bandito il concorso.

Atti prodotti nell’ambito del concorso:

• pagine del Bollettino Ufficiale in cui è pubblicato il bando;
• comunicazioni relative all’avvio del concorso e alla nomina della Commissione giudicatrice: lettera del capo dell’Ufficio personale al preside della Facoltà tramite cui è comunicata la pubblicazione del bando; richiesta del rettore al preside della Facoltà di nominare la Commissione giudicatrice, a seguito della chiusura dei termini di presentazione delle domande; estratto del verbale del Consiglio di Facoltà in cui è nominata la Commissione giudicatrice; decreto rettorale con cui è ratificata la nomina, su proposta della Facoltà, della Commissione giudicatrice; lettera di trasmissione delle domande dei candidati al presidente della Commissione giudicatrice.
• domande dei candidati, con allegati (curriculum vitae, elenco delle pubblicazioni, pubblicazioni, certificati attestanti l’attività scientifica);
• comunicazioni ai candidati (convocazioni per le prove);
• verbali delle sedute della Commissione giudicante;
• prove scritte;
• relazione finale della Commissione giudicante;
• lettera del Rettore al Ministero di trasmissione degli atti della Commissione giudicatrice;
• decreto ministeriale di approvazione atti; è spedito al Rettore allegato alla lettera con cui il Ministero richiede all’Ufficio Bollettino la pubblicazione della relazione finale della Commissione giudicatrice; copia è trasmessa dal capo dell’Ufficio Personale dell’Università al preside della Facoltà e al professore che titolare della cattedra cui afferisce l’assistente.

In fase di riordino si è operata una selezione che ha comporta il mantenimento per ciascun concorso i seguenti documenti: decreto rettorale con cui è bandito il concorso e le pagine del Bollettino Ufficiale in cui è pubblicato, decreto rettorale con cui è nominata la Commissione giudicatrice, domanda ed elaborati del vincitore (le pubblicazioni sono scartate, conservando la lista dei titoli), verbali delle sedute e relazione finale della Commissione giudicante e decreto ministeriale di approvazione atti. A titolo di esempio si è conservata integralmente la documentazione del concorso più risalente (n. 160).