Di molti convegni si conservano solamente gli inviti e i dépliant con il programma: questi sono stati aggregati e ordinati cronologicamente, indicizzando i titoli dei simposi, le date e segnalando il contributo di Castelnuovo. Di contro, quando di un convegno sono stati rinvenuti anche altri materiali, sono stati raccolti e descritti in schede dedicate, aventi come intestazione la denominazione dell'evento, seguita dal titolo del contributo di Castelnuovo (tra parentesi) e dalla data. La corrispondenza di natura organizzativa, quindi strettamente correlata a uno specifico convegno, è stata estrapolata dal carteggioe unita alle altre carte come già di prassi per Castelnuovo.
Pur lasciando un rimando, si è invece scelto di portare tutta la documentazione di un convegno entro la serie delle pubblicazioni per quei casi in cui sono stati editi gli atti.